Arbeitsabläufe optimieren durch Routine: Effizienzgewinn oder Sicherheitsrisiko?

Arbeiter in Warnwesten stehen am Fließband und sortieren Pakete mit Tablets und Handscanner in einem optimierten Arbeitsablauf

Je öfter wir etwas tun, desto routinierter und damit schneller werden wir. Besonders immer gleiche Handgriffe prägen sich unserem Gehirn ein und werden von ihm automatisiert: Wir müssen gar nicht mehr über das nachdenken, was wir tun. Dadurch arbeiten wir schneller und damit kosteneffizienter. Aber genau dieser Automatismus kann auch zum Sicherheitsrisiko werden: Denn mit der Routine lässt auch unser Bewusstsein für Risiken und Gefahren deutlich nach.

Risiko Routine? Was im Gehirn passiert

Die Optimierung von Arbeitsabläufen ist ein wichtiges Ziel von Unternehmen. Durch Prozessoptimierung und nahtlos ineinander übergreifende Arbeitsschritte lassen sich Kosten und Ressourcen einsparen. Standardisierte, immer gleich ablaufende Prozesse in der Produktion sollen für weniger Fehler, bessere Qualität und höhere Geschwindigkeit sorgen.

Diese Standardisierung passt zur Funktionsweise unseres Gehirns: Denn etwa 90 Prozent der Prozesse im Gehirn laufen unbewusst ab. Um effizienter zu werden, versucht es von sich aus, Abläufe so weit wie möglich zu automatisieren. Durch Wiederholungen beschleunigen sich Denk- und Handlungsprozesse immer weiter, werden effektiver und stoffwechselphysiologisch sparsamer. Unser Gehirn optimiert Arbeitsabläufe also wie von selbst. Wird ein Ablauf oft genug wiederholt, so müssen wir nicht einmal mehr aktiv darüber nachdenken: Wir arbeiten routiniert, gewissermaßen automatisch.

Dass dies aber auch Nachteile mit sich bringt, dessen wind wir uns kaum bewusst: Zum einen wird es schwierig, einmal verinnerlichte Arbeitsabläufe zu verändern. Zum anderen tendieren wir mit zunehmender Routine dazu, in Gedanken abzuschweifen.

Routine gefährdet den Arbeitsablauf in der Arbeitssicherheit

Wird unsere Tätigkeit zur Routine, dann achten wir nicht mehr auf das, was wir gerade tun. Damit erhöhen wir unnötig unser Risiko, auch bei scheinbar einfachen Tätigkeiten verletzt zu werden – weil wir nicht rechtzeitig auf Gefahren reagieren können. Wir werden dann anfälliger für Fehler:

  • Wir schauen woanders hin und haben die Augen nicht mehr bei der Sache.
  • Wir denken an etwas anderes und sind nicht mit dem Kopf bei der Sache.
  • Wir behalten unsere Umgebung nicht im Blick und geraten in die Gefahrenzone.
  • Wir sind abgelenkt und verlieren das Gleichgewicht oder den Halt.

Das kann uns bei jeder Tätigkeit passieren, ob wir nun

  • wie auf dem Coverbild am Fließband in der Lagerhalle Pakete sortieren,
  • in der Fertigungshalle an der Presse stehen, um in immer wiederkehrenden Handgriffen das Material einzulegen,
  • oder zu Hause über Stunden hinweg Holzbretter auf die gleiche Länge zusägen.

Auch eine kurze Ablenkung erhöht die Wahrscheinlichkeit für Fehler: Man schneidet sich an einer scharfen Materialkante, legt die Bretter unsauber ab und der umkippende Stapel landet auf dem eigenen Fuß oder man verwechselt die Fächer und kann mit der Sortierung von Neuem beginnen.

Mit der Routine sinkt das Bewusstsein für Risiken und Sicherheit

Je mehr Erfahrung, desto größer das Unfallrisiko: Denn gerade unter älteren Mitarbeitern häufen sich die tödlichen Unfälle. Das liegt daran, dass Routine mit der Zeit zu Nachlässigkeit führt. Vor allem, wenn „doch bisher immer alles gut gegangen ist“ – egal, ob wir aufpassen oder nicht. Unterbewusst führt das dazu, dass Risiken und Gefährdungen nicht mehr als solche wahrgenommen werden. Da ältere und erfahrene Mitarbeiter eine Vorbild- und Orientierungsfunktion im Betrieb einnehmen, ist die fatale Folge, dass auch jüngere Kollegen nachlässig werden. Es gilt also, insbesondere bei den älteren Mitarbeitern Routinen aufzubrechen und positive sicherheitsrelevante Gewohnheiten zu etablieren – was sich häufig schwierig gestaltet („Das haben wir schon immer so gemacht“).

Routine aufbrechen, persönliche Sicherheit verbessern

Erschwerend kommt hinzu, dass Routine am Arbeitsplatz maßgeblich positiv wahrgenommen wird: Routiniertes Arbeiten bedeutet für viele souveränes Arbeiten. Sieht man Routine jedoch im Kontext des Zustand-Fehler-Musters, zeigt sich die andere Seite der Medaille: Sie wird zum Sicherheitsrisiko.

Denn Routine führt dazu, dass wir unsere Fähigkeiten überschätzen – und zwar, ohne es zu bemerken. Denn je mehr Erfahrung wir in einer Tätigkeit haben und je routinierter wir werden, desto weniger nehmen wir potenzielle Gefahren wahr. Das gilt es zu verhindern. Um unser Sicherheitsrisiko bei Routinetätigkeiten nicht unnötig zu erhöhen, sollten wir Fehlermuster – unsere eigenen und die anderer – beobachten. Denn durch gezieltes Training sind wir dazu in der Lage, einen Blick für Sicherheit zu entwickeln und unsere eigenen unbeabsichtigten Fehler gezielt zu reduzieren und zu vermeiden – lange, bevor sie uns passieren können.

Arbeitsabläufe zu optimieren ist aus unternehmerischer Sicht sinnvoll. Aber behalten Sie dabei stets im Hinterkopf, welche negativen Auswirkungen Routine haben kann – und ergreifen Sie Maßnahmen, um gewohnheitsbedingte Fehler zu vermeiden!

 

(Coverbild: © industrieblick | stock.adobe.com)